Dématérialisation des factures fournisseurs : quel impact pour vos processus Achats directs & Supply Chain

I. La Digitalisation des Factures Fournisseurs : état de la réglementation française

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Selon le récent article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est désormais définie comme une facture émise, transmise et reçue de manière dématérialisée, se distinguant ainsi des factures traditionnelles. Il est important de noter qu'une facture transmise au format PDF ne constitue pas en soi une facture dématérialisée. La dématérialisation implique l'utilisation de métadonnées structurées du point de vue informatique. Bien que la digitalisation des factures soit obligatoire dans le secteur public depuis janvier 2021, son application à tous les secteurs de l'économie est prévue à partir de septembre 2026, au plus tard le 1er décembre 2027.

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Pourquoi une telle réglementation? L'objectif de cette réglementation est clair : accroître la traçabilité et la fiabilité des transactions entre les entreprises, simplifier les échanges intra-européens et prévenir la fraude à la TVA. Concrètement, pour la grande majorité des organisations Achats & Supply Chain, qui gèrent encore le suivi des factures fournisseurs par e-mail, suivi papier et Excel, cette évolution réglementaire implique des changements significatifs de processus.

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Quels résultats attendre de la digitalisation des factures fournisseurs? Bien que cela nécessite des ajustements dans les processus internes et externes, ainsi que la mise en place de nouveaux outils et de conduites du changement, les avantages sont nombreux. Il y a une amélioration des délais de paiement, une réduction des coûts opérationnels liés à la gestion et au traitement des factures fournisseurs, une diminution de l'empreinte carbone (si votre organisation imprime encore) et une meilleure maîtrise de votre trésorerie et de vos encours fournisseurs. Pour accompagner cette transition, de nombreux éditeurs spécialisés en Contract Management ou solutions Procure-to-pay, tels que Esker, Basware, DocuWare, Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, proposent des solutions logicielles dédiées. Ces solutions intègrent des fonctionnalités pour réduire les tâches manuelles liées au traitement des factures grâce à des fonctionnalités de capture de données (OCR notamment) et de traitement automatisé et de workflow électronique. Elles sont particulièrement adaptées et efficaces pour le traitement des factures d'achats indirects, bien que parfois insuffisantes pour les achats directs.

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II. Quelle solution pour digitaliser vos factures d’achats directs?

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Pour déterminer la solution adaptée à vos besoins en matière de dématérialisation de factures fournisseurs pour vos achats directs, il est essentiel de faire le point sur le processus actuel dans votre organisation et de comprendre les enjeux. Souvent, les gestionnaires des approvisionnements ou de la chaîne d'approvisionnement ont pour responsabilité quotidienne de vérifier les factures d'achats directs et de les transmettre correctement au service comptabilité pour traitement.

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Concrètement, la vérification implique de s'assurer que les quantités et les prix des produits facturés correspondent à la réalité de l'exécution des factures. Dans de nombreux secteurs tels que la mode, l'équipement de la maison ou l'industrie, les achats directs sont liés à des cycles de production et peuvent donner lieu à de nombreux ajustements pendant la réalisation d'une commande. Il est donc crucial, pour faciliter et fiabiliser la réconciliation des factures fournisseurs, de disposer, en plus des données structurées de la facture elle-même (montant, référence, date d'émission, etc.), de données structurées sous-jacentes (référence des commandes et livraisons fournisseurs concernées, quantités expédiées, pénalités fournisseurs, surcoût, etc.).

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C'est là que la plateforme collaborative de pilotage des flux d'approvisionnement, telle que Winddle, joue un rôle essentiel dans votre projet de dématérialisation des factures fournisseurs. Interconnectée avec votre logiciel comptable, Winddle permet à vos fournisseurs de transmettre leurs factures dématérialisées et de déclarer les livraisons associées. La solution effectue ensuite des vérifications automatiques pour éviter de recevoir des factures non conformes. Cela crée un processus gagnant-gagnant pour les fournisseurs, qui gagnent en visibilité sur le traitement de leurs factures, et pour les approvisionneurs, qui économisent un temps précieux sur le suivi des factures et améliorent leur collaboration avec le service comptabilité. En résulte, à l'instar de la marque de sport de raquettes française Babolat, la mise en place du suivi des factures dans Winddle conduit à des factures 100% conformes, à des équipes Achats & Supply Chain allégées des processus administratifs fastidieux et à une meilleure maîtrise du cash!

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La nouvelle réglementation offre l'opportunité d'optimiser les processus métier Achats & Supply Chain dans une logique générale de collaboration plus efficace et transparente avec vos fournisseurs stratégiques, de la création des commandes à leur facturation.

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