Comment sécuriser la gestion de vos booking transport avec Winddle ?

Un manque de visibilité crucial sur les booking transport

Plus de 70% des équipes Import dans les secteurs du Retail et de l’Industrie n’ont pas de visibilité directe sur le détails des demandes de booking transport soumises par leurs fournisseurs à leurs transitaires. Des demandes effectivement effectuées soit par mail soit directement sur un portail web de chaque transitaire par les fournisseurs. S’ensuivent des échanges de mails fastidieux et sources d’erreurs : le chargeur relance le fournisseur pour vérifier qu’il a bien soumis sa demande de booking, le transitaire interroge le chargeur sur la validité de la demande de booking transport reçue par le fournisseur ((dates de remise, quantités, volumes…) et ainsi de suite pour traiter celle-ci, l’ajuster potentiellement l’ajuster  puis la valider. Une fois la demande de booking validée, il faut assurer la bonne remise effective de la marchandise par le fournisseur avec à nouveau, des sujets de validation qualité, de documents transmis dans les temps (liste de colisage, facture transport, certificats produits…) et potentiels ajustements de consolidation des conteneurs, camions ou avions.  Sans une vision consolidée et partagée avec ses fournisseurs et transitaires, ces ajustements deviennent fastidieux et source de confusion.

Autant d’allers-retours mails, des suivis excels difficiles à maintenir, des erreurs de saisie qui résultent en des pertes de temps importantes, un manque d’optimisation du plan transport et le lot de surcoût transport (explicites ou non) qui les accompagnent !

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La gestion de vos booking transport en mode collaboratif

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Pour simplifier et sécuriser l’organisation de vos flux transport, l’enjeu clé est le partage d’informations fiables et structurées entre les parties prenantes de cette phase de votre chaîne d’approvisionnement, à savoir vos fournisseurs, votre équipe Import / Transport et vos transitaires. 

Plateforme web collaborative, Winddle propose un module de Booking transport, pour permettre de fiabiliser les demandes de bookings de transport. 

Connecter l’ensemble des parties prenantes pour supprimer l’effet boîte noire

Sur Winddle, la demande de booking transport peut être faite soit directement par vos fournisseurs, soit par votre équipe import/transport, transmise directement au transitaire concerné (accès à la plateforme ou intégration IT au système transitaire, au choix). L’interface ergonomique et l’accès en temps réel aux détails des demandes par chaque partie prenante, assure une gestion optimisée des demandes de transport et une capacité d’anticipation importante, pour anticiper les besoins transport et assurer leur bon déroulé. 

En tant que chargeur, vous disposez d’une vue consolidée de l’ensemble des demandes de bookings, pour tous vos fournisseurs et transporteurs sur une plateforme unique. Tout ajustement (changement de dates, de volumes, de moyen de transport…) est partagé en temps réel à l’ensemble des acteurs concernés. 

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Mettre en place des contrôles de cohérence pour fiabiliser les demandes

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Le booking du transport et la remise de la marchandise au transitaire constituent des étapes particulièrement charnières d’un flux d’approvisionnement car ils s’accompagnent bien souvent d’un certain nombre de règles / validation métier. Pour en citer quelques uns : des délais de booking (X jours avant la CRD ou l’ETD) qui varient selon le moyen de transport, la confirmation du transitaire concerné par le chargeur, la validation Qualité, la réception de documents pour réaliser les modalités douanières… parce que c’est règles sont propres à chaque organisation / type de biens / origine et destination ou autre, Winddle permet à chaque organisation de simplement paramétrer la plateforme pour automatiser les contrôles de cohérence, et empêcher ainsi de soumettre des bookings qui ne répondent pas à votre SOP transport. Ainsi, vous vous assurez que les données partagées sont de qualité et conformes. 

De la même manière, Winddle permet aussi d’automatiser les relances fournisseurs pour rappeler des bookings à initier, et la mise à jour des données (quantités, date..) à l’approche de la remise de la marchandise, selon des délais et règles configurables. 

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Anticiper les flux en erreur 

Au delà du temps mobilisé sur des tâches à faible valeur ajoutée (ressaisie d’informations, chaîne d’email…), le manque de fluidité d’un processus de booking peut surtout impacter la performance de votre chaîne d’approvisionnements : commandes de marchandise sans booking, booking non accepté car non conforme, date de cut off dépassée pour une liasse documentaire incomplète… Autant de points de validation sur lesquels Winddle va générer des alertes dynamiques et prévisionnelles pour identifier le plus tôt possible les flux en erreur. Ainsi, vous ne vous laissez plus surprendre par des déviations opérationnelles constatées trop tard, vous anticipez les risques et les réduisez significativement ! 

L’utilisation du module Booking transport de Winddle vous permet ainsi de manière simple et collaborative de simplifier et de sécuriser l’organisation de vos transports.

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Pour découvrir plus précisément comment la solution pourrait vous aider à optimiser vos processus de bookings, n’hésitez pas à consulter nos cas clients ou à contacter notre équipe d’expert métier.